É importante começar o nosso diálogo dizendo que os softwares de gestão são uma excelente forma para otimizar a administração da sua empresa. Isto é, eles melhoram e automatizam os procedimentos que ocorrem internamente, fazendo com que a execução das rotinas operacionais seja elevada ao mais alto padrão de qualidade. Porém, o que era uma solução, acaba se tornando um problema caso a integração não seja feita. Isto pois, quando os sistemas gerenciais não são capazes de conversar entre si, ocorre um aumento da complexidade na infraestrutura de TI, o que gera por sua vez uma abertura de lacunas na criação e gestão dos recursos.

Desta forma, chegamos no ponto crucial da nossa conversa: para que os softwares de gestão efetivamente cumpram sua função, a integração de sistemas deve entrar em cena.

O que é integração sistemas?

Pois bem, a integração de sistemas consiste na reunião, de forma independente, dos softwares de gerenciamento.  Assim, eles são posicionados de modo a trabalhar em conjunto, porém tem alguns recursos individuais retirados para que os processos ocorram da forma mais otimizada possível.

Vale dizer que todos os dados solicitados são documentados e trabalhados em uma base especial para a integração dos sistemas, ou seja, o layout escolhido deverá guardar e dispor de elementos que registrem tanto sobre a origem quanto sobre o destino desses dados.

Podemos dizer que a integração pode ser feita por meio das seguintes formas:

• sistemas;
• equipamentos; e
• aplicativos.

Neste sentido, as partes que irão se integrar podem ser compostas tanto de programas especializados em determinado assunto, quanto de um módulo novo integrado a sistemas de soluções já existentes.

Além disso, você deverá ficar atento a dois elementos : a facilidade e a simplicidade da integração a ser realizada.

Ambas têm um papel importantíssimo no sucesso dessa jornada e irão depender, em sua totalidade, da disposição e profissionalismo da empresa escolhida tanto para a recepção e controle de informações quanto da empresa responsável pela disponibilização das mesmas.

Com essa enorme possibilidade de integração, é de extrema importância, que a solução escolhida seja a mais adequada para a sua empresa e necessidade.

Se você está lendo até aqui, é sinal de que realmente se interessou sobre  a integração de sistemas,  veja abaixo as formas possíveis de integração e quais são os benefícios da aplicação na sua empresa.

Quais são as possíveis formas de integrar os sistemas da minha empresa?

São diversas as formas de realizar uma integração de sistemas, o que se transforma em um leque de opções a serem escolhidas. Além disso, também é possível integrar softwares que falam diferentes linguagens, o que multiplica ainda mais suas possibilidades.

Dentre as categorias de integração mais utilizadas podemos citar:

• Utilização de uma ferramenta intermediadora para a comunicação entre dois sistemas.
• Transferência de dados feita eletronicamente
• Comunicação banco a banco
• Integração realizada por meio de API

Sabemos que tudo pode parecer muito amplo, porém, o mais importante aqui, é que você se familiarize com o sistema e com os recursos que a ferramenta oferece, de modo a aproveitar todas as utilidades disponíveis.

Quais as vantagens de utilizar sistemas integrados na gestão do meu negócio?

Agora que o conceito de integração de sistemas foi internalizado, passemos para os benefícios que sua aplicação pode trazer ao ser introduzida na sua empresa.

Dentre elas, podemos citar: melhor controle dos processos, redução de custos e otimização de processos. Pontos esses que serão explicados melhor a seguir.

Melhor controle dos processos

A primeira vantagem que iremos citar é o aumento no controle dos processos.

Esse melhor controle, decorre da otimização da divisão das atividades e por sua vez contribui também com a diminuição das chances de equívocos e inserção de dados incorretos.

Isto é, quando se tem um sistema integrado, capacitado a rodar vários processos, as informações ficam centralizadas. Dessa forma, torna-se possível que o gestor consiga ter um controle dos processos que estão acontecendo, averiguando cada ambiente da companhia.

Assim, podemos dizer que, de maneira indireta, há também a diminuição de possíveis prejuízos de tempo e dinheiro. O que nos leva ao nosso próximo tópico: redução de custos.

Redução dos custos

Este ponto é importante, pois tange sobre a eliminação dos gargalos operacionais, culminando na redução de custos com equipes.

Neste sentido, ao utilizar a integração em seus sistemas gerenciais, a tendência de diminuir os custos orçamentários dos processos corporativos será notada.

Isso acontece pois, com a criação de fluxos de trabalho mais simples e automatizados ocorrerão menos retrabalhos e por consequência um custo operacional final menos expressivo.

Otimização de processos

Analisando a competitividade de mercado a médio e longo prazo é imprescindível que sua empresa esteja sempre otimizando os processos, tendo em vista todos os pontos positivos que isso acarreta.

Nesse tópico, pode-se ressaltar ainda que empresas que usam softwares de forma isolada, estão mais sujeitas a fraudes!

Deste modo, integrar todos os sistemas da sua companhia, gera mais facilidade de otimização de processos e operações,  o que resultará em diminuição dos riscos de operações fraudulentas envolvendo métodos internos.

Dentro da própria otimização podemos destacar ainda mais benefícios, como por exemplo: a diminuição da burocracia, aumento da produtividade e melhora na gestão de tempo do colaborador.

O benefício extra: diminuição de falhas humanas e/ou de processos

Vale destacar que a integração de dados tem a capacidade de antecipar falhas, seja humana ou de processos. À vista disso, integrar os sistemas é um caminho muito mais estratégico e eficaz de gerar informações para sua empresa, pois, você poderá evitar diversos prejuízos, além de usufruir da oportunidade de gerar resultados sólidos, ágeis e simples.

E agora, também não podemos deixar de destacar…quais são as desvantagens de utilizar sistemas integrados na gestão do meu negócio?

Conforme você acompanhou acima, citamos vários dos benefícios, mas existem alguns pontos negativos que valem o destaque, são eles:

A necessidade de se fazer a manutenção periódica, pelo fato de haver a atualização de software ou até mesmo atender as mudanças da legislação vigente, fazendo que haja a retirada ou a introdução de dados que são usados na integração.

Ainda, é importante sublinhar que para que a integração funcione com solidez, é primordial que haja o engajamento e comprometimento de todas as partes envolvidas.

O processo de integração pode ser visto de primeira, como algo que terá altos custos. No entanto, diante dos inúmeros benefícios citados, nós da Smart Innovation não podemos deixar de dizer que o processo de integração nada mais é que um investimento.

Sabendo que os benefícios são muito maiores que as desvantagens, você está esperando o que para falar com um de nossos especialistas, clique aqui e entre em contato com a Smart Innovation.